POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS
S.A.S.
1. MARCO LEGAL
La presente política se desarrolla con base en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
el cual establece lo siguiente: “ARTICULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad
personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección,
tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la
Constitución. (…).”; así mismo en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 las cuales establecen las disposiciones generales que toda organización debe tener para la protección de datos personales; por tanto, IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que tiene y dentro de su deber legal y corporativo, encaminado a proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos.
2. OBJETIVO
Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la
seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores,
empleados y terceros de quienes IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S.., ha obtenido
legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley.
3. DEFINICIONES
Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
· Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de la información recolectada está a cargo de IDENTIFICACION Y
EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S.
5. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El responsable del tratamiento de los datos y la información recolectada está a cargo de
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S.
6. DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos
personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., sostenga relaciones comerciales y laborales
deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se
pueda conservar una constancia de su cumplimiento, y de conformidad con lo establecido en la ley
1581 de 2012, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se expresan a
continuación:
a) A conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) A solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a IDENTIFICACION
Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S.
c) A ser informado por IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., previa solicitud
del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
d) A presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere
pertinentes para hacer valer sus derechos por infracciones a lo dispuesto en la normatividad
frente a la compañía.
e) A revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
f) A acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir
con IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S.
7. DEBERES QUE TIENE IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., RESPECTO A
LOS TITULARES DE LOS DATOS
a) A reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que
únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo
para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo
anterior se permite informar a continuación los deberes que asume en su calidad de
responsable del tratamiento de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley
1581 de 2012
b) Suministrará al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
c) Tramitará las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
8. AUTORIZACIÓN
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., requiere de manera libre, previa y expresa y
debidamente soportada por parte de los titulares de los datos, la autorización para su uso por lo
cual ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el
otorgamiento de dicha autorización.
9. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada
a IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales
o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., establecerá mecanismos sencillos y gratuitos
que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos
por el mismo medio por el que lo otorgó.
10. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO EN
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S.
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus
relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados
estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo
diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
a) Desarrollar relaciones con terceros con fines administrativos, comerciales, promocionales,
informativos, de mercadeo y ventas.
b) Informar sobre nuevos productos o servicios.
c) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.
d) Evaluar la calidad de productos o servicios.
e) Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales.
f) Transmitir, mediante correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de
texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos
y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar,
informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
g) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios
de mercado.
h) Atender servicios y/o solicitudes a través de la línea de atención al cliente.
i) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
j) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
k) Ejecutar el contrato de trabajo.
l) Garantizar la seguridad de IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S.
m) Desarrollar actividades de capacitación.
n) Buscar un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y
terceros vinculados.
11. FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS
TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., respecto al manejo y tratamiento dado a su
información.
12. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:
Toda solicitud, petición, queja o reclamo que sea presentada a IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE
OFICINA IDEQS S.A.S., por parte de cualquier titular, respecto al manejo y tratamiento dado a su
información, será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será
tramitado bajo las siguientes reglas:
La petición o reclamo se formulará mediante escrito dirigido a IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE
OFICINA IDEQS S.A.S., o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin,
así:
Correo electrónico: diradministracion@ideqs.com
Domicilio: CR 25 No. 73 – 51
Línea Telefónica 3291502
Página Web: www.ideqs.com
Para dicho requerimiento la consulta deberá contar con la siguiente información:
Identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o al reclamo, dirección
o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, presentando los documentos
de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, IDENTIFICACION
Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S., solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que
ha desistido de la reclamación o petición.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.