POLÍTICA GENERAL PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
IDENTIFICACION Y EQUIPOS DE OFICINA IDEQS S.A.S. (en adelante el responsable), identificado con el NIT 830.005.428-2, domiciliada en la ciudad de Bogotá, dando cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, solicita a sus clientes y público en general, que como titular de sus datos personales, que serán objeto de tratamiento por parte del responsable, se informen y den detenida lectura a esta Política sobre el Tratamiento de Datos Personales.
Los datos personales que suministren los titulares al responsable tendrán un tratamiento de privacidad acorde con la siguiente política y con la ley vigente.
DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ENCARGADO DE TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
RESPONSABLE: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El Responsable obtendrá la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
La información objeto de tratamiento será la siguiente:
Para clientes: Nombre, documento de identificación, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, género, fecha de nacimiento, estado civil, ocupación o cualquier otro suministrado o conocido en desarrollo de la relación comercial.
Para empleados o aspirantes: Nombre, documento de identificación, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, género, fecha de nacimiento, estado civil, información del empleo anterior, cuenta bancaria para pagos de nómina, profesión u oficio, antecedentes académicos y profesionales, fondo de cesantía, fondo salud, fondo pensión, EPS, o cualquier otro suministrado o conocido en desarrollo de la relación contractual laboral.
Para proveedores: Nombres, información tributaria, información fiscal, información bancaria, correo electrónico, dirección, teléfono de contacto y cualquier otro dato requerido, suministrado y/o obtenido según la naturaleza de la contratación de la compra o servicio que se realiza.
Para todos los casos el Responsable no recolectará información de menores de edad.
En el evento en el que el Responsable recolecte datos sensibles deberá explicarle al titular el carácter sensible de la información, la finalidad del tratamiento de los datos y que no se encuentra obligado a dar esta información.
El Responsable del tratamiento de datos personales, informa al titular de la información que la finalidad y uso de su información es: Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social del Responsable en lo que tiene que ver con su objeto social. Así mismo, generar una comunicación directa con el titular, para hacerle partícipe de información sobre los productos, promociones, eventos, actividades de mercadeo, estudios de opinión y/o la marca, en general todo lo que pueda permitirnos ofrecer productos y servicios que satisfagan al máximo las necesidades de nuestros clientes. Adicionalmente, cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex-empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo y en general cumplir todos los compromisos contractuales del Responsable.
Seguridad de la información: La información recolectada es almacenada en bases de datos de acceso limitado, con la designación de un Responsable del tratamiento de datos, evitando de esta forma su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Vigencia de la base de datos: La información recolectada será tratada de manera indefinida y por el tiempo necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican su tratamiento, cumpliendo con todos los requerimientos de la ley vigente o las peticiones que realice el titular de la información acorde con los procedimientos y tiempos establecidos para tal fin.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 del 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, con la periodicidad estipulada en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN EJERZAN SUS DERECHOS
Consulta de Datos Personales: Para consultar sus datos personales recolectados por el responsable, el Titular podrá realizar tal solicitud dirigiendo una comunicación al correo electrónico Diradministracion@ideqs.com. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Quejas y Reclamos: Para rectificación, corrección, actualización, supresión o cualquier otro referente a datos recolectados por el responsable, el Titular podrá realizar tal solicitud dirigiendo una comunicación al correo electrónico Diradministracion@ideqs.com. El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
El responsable del tratamiento de datos personales informa que es el Área de administración la división responsable del tratamiento de datos personales. Si el titular de los datos personales estima que para su caso existe una violación o un uso inadecuado o no autorizado de su información personal, acorde con lo establecido en la presente política o la ley vigente, lo invitamos a que realice una comunicación al correo electrónico Diradministracion@ideqs.compara su oportuna corrección y/o rectificación del caso.
CAMBIOS A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Todas las modificaciones a la Política para el Tratamiento de Datos Personales serán informadas en la página web https://ideqs.com/.